Administração de Pessoal: conheça as características, benefícios e como modernizar!



Se sua empresa não tem uma boa administração de pessoal, então saiba que seu negócio pode estar correndo sérios riscos!

Em agosto de 2019, a revista Época publicou uma matéria com a divulgação dos vencedores do prêmio “As Melhores Empresas Para Trabalhar no Brasil em 2019”. Se as empresas estão nessa lista, significa que se dedicaram intensamente para garantir uma boa administração de pessoal. Sabe por quê?

Bom, esse setor pode ser considerado como parte fundamental da estrutura de uma organização. Isso porque os profissionais que trabalham nessa área são responsáveis pelas tarefas que garantem um bom funcionamento da empresa.

Grande parte das tarefas realizadas por profissionais desta área estão ligadas à legislação trabalhista. Isso exige que eles estejam constantemente atualizados com as mudanças da lei, principalmente para evitar que a contratante seja alvo de processos trabalhistas.

Com certeza você não quer ter problemas desse tipo, não é mesmo? Então preste muita atenção neste texto, pois eu garanto que, ao final, você saberá como ter uma boa administração de pessoal na sua empresa.

Antes de começarmos, confira os tópicos que irei abordar:

- O que é administração de pessoal?

- Características da administração de pessoal;

- O que faz um analista de administração de pessoal?

- Qual o perfil do profissional de administração de pessoal?

- As organizações e a administração de pessoal;

- Administração de Pessoal e RH são a mesma coisa?

- Gestão de pessoas é mais do que RH;

- Como criar uma política efetiva de administração de pessoal;

- Como um setor de administração de pessoal precisa de modernizar.


O que é administração de pessoal?

A administração de pessoal é a área que garante que a empresa esteja seguindo todas as normas estabelecidas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Incluindo as leis trabalhistas que envolvem os colaboradores, o que possibilita agilidade e eficiência na gestão do negócio.

Outra função extremamente importante desse setor é atuar como um mediador entre a empresa e os órgãos públicos. Com isso, realiza o trabalho de emissão de guias e declarações necessárias para manter a organização regularizada, como ocorre no caso do eSocial.

Mas não é somente isso, o funcionário é parte fundamental para o avanço de seu negócio. Isso porque, colaboradores desmotivados e que não se sentem importantes não conseguem ser produtivos.

Por isso, é importante que toda empresa tenha uma área dedicada a cuidar dos funcionários, tanto em questões envolvendo essa motivação quanto em questões mais burocráticas, como a organização de seus documentos. Esse setor, quando bem gerido, garante a estrutura de seu negócio. Dentre suas funções, podemos citar atividades como:

- Lidar com documentos admissionais e demissionais;

- Férias;

- Treinamento e orientação.

Afinal, quem é responsável por essas tarefas? Normalmente, e aqui digo em casos envolvendo principalmente grandes empresas, existe uma equipe responsável somente por essa tarefa.

Já se tornou comum que, em algumas organizações, essas funções sejam delegadas ao setor de Recursos Humanos ou que sejam feitas por empresas de contabilidade terceirizadas.

Mas tome cuidado, não confunda a AP com o RH! O departamento de RH possui outras funções que também são importantes em toda empresa. Agora quero detalhar melhor as principais atribuições da administração de pessoal.


Características da administração de pessoal

Independente do tamanho da sua empresa, já pensou nos problemas que você pode ter se não tiver uma organização das informações de seus funcionários? Que tal ver algumas das atribuições desse setor?

Processo de admissão:

A primeira tarefa é o processo de admissão, que deve ser feito junto ao departamento de RH. Após selecionar o candidato ideal durante o processo seletivo, o responsável pela AP deve garantir que a carteira de trabalho do colaborador seja devidamente preenchida, assim como a elaboração do contrato ou até mesmo exames médicos que possam ser exigidos.

Folha de Pagamento:

Dependendo dos benefícios que podem ser oferecidos pelas empresas, a folha de pagamento dos funcionários pode conter uma série de itens que devem ser especificados, pois todo colaborador tem direito de saber exatamente o que está recebendo e o valor de cada um desses itens.

Uma folha de pagamento contém, além do salário, os benefícios do funcionário, taxas como o imposto de renda, contribuição sindical, INSS e FGTS. E é função da AP realizar todos esses cálculos da forma correta!

Fiscalização do ponto:

A última função que vou detalhar é sobre o controle do registro de ponto dos funcionários. Todos os horários de entrada, pausa para o almoço e saída devem ser registrados em um sistema de controle de ponto completo, e a AP é quem irá administrar isso.


O que faz um analista de administração de pessoal?

O grande responsável por gerir esse departamento é o analista de administração pessoal, também chamado de analista do Departamento Pessoal. É ele quem irá supervisionar essas atividades, acompanhar as convenções coletivas e, principalmente, estar sempre atualizado com as normas da legislação.

Sua formação é em administração com ênfase em departamento pessoal ou em recursos humanos. Normalmente, quando uma empresa divulga uma vaga de analista de administração de pessoal, as descrições do cargo podem ser encontradas tanto de forma mais genérica quanto de forma mais específica.


Qual o perfil do Profissional de Administração de Pessoal?

Em meio à competitividade atual do mercado de trabalho, já parou para pensar na importância que o analista de administração de pessoal tem? Ele é um dos grandes responsáveis por garantir que a empresa atinja seus objetivos por meio de seus funcionários ao mesmo tempo em que gerencia o capital intelectual da organização.

Para que consiga desempenhar tudo isso, esse profissional precisa entender como a empresa funciona e ajudar a construir um bom ambiente de trabalho. Assim, os colaboradores se sentirão mais eficientes, produtivos e contentes com suas respectivas profissões. Por isso que esse colaborador deve ter um perfil mais ágil, dinâmico, criativo e inovador.

Agora, quero falar um pouco sobre os benefícios que essa área traz tanto em questões mais burocráticas quanto em outros quesitos.


As organizações e a administração de pessoal

Como esse setor lida diretamente com informações relacionadas a todos os funcionários, a grande vantagem da AP é que ela acaba trazendo benefícios para todas as equipes. Que tal ver algumas dessas vantagens?

Contratações mais assertivas:

Já ouviu aquele ditado que “o preguiçoso trabalha dobrado”? Não podemos negar que sem organização e empenho, nenhuma atividade é feita da melhor forma.

Quando falamos no processo de recrutamento e seleção, isso se torna ainda mais fundamental. Afinal, ninguém quer contratar um funcionário que não seja qualificado para a vaga, por isso esse processo deve ser muito bem estruturado e o analista deve saber observar e selecionar os melhores candidatos.

Aumento da produtividade e motivação:

Um ambiente de trabalho agradável, que tem uma boa comunicação e que busca sempre se aproximar dos colaboradores, permite que tenham uma maior motivação e, consequentemente, maior produtividade.

O analista deve trabalhar em conjunto com o RH para buscar formas de motivar os funcionários!

Ambiente de trabalho mais otimizado:

Podemos dizer que a cultura organizacional é o retrato da sua empresa, isso porque, itens como satisfação, motivação e o relacionamento entre os funcionários reflete sobre ela. Ao incentivar boas práticas e prezar por uma boa organização, a AP tem um papel fundamental em garantir uma boa cultura organizacional, especialmente ao proporcionar um ambiente de trabalho mais harmônico e incentivar uma boa comunicação e trabalho em equipe.

Agora, eu mencionei que às vezes algumas das tarefas desempenhadas pela AP podem ser feitas em parcerias com o RH, mas você não pode confundir as tarefas desses departamentos.


Administração de Pessoal e RH. São a mesma coisa?

Antes de explicar essa diferença, preciso reforçar uma coisa: dependendo do tamanho da organização, as funções da AP e do RH podem ser feitas por uma mesma pessoa ou equipe, mas vou tratá-los como setores separados para deixar claro pelo que cada um deles é responsável.

A AP é mais focada em questões burocráticas, com a organização das informações e documentos sobre os funcionários. Já o RH possui um papel muito mais abrangente.

A gestão de recursos humanos se preocupa em garantir que a empresa e seus funcionários alcancem seus objetivos e mantenham uma relação profissional vantajosa. Além de ser essencial para o desempenho da empresa no mercado; para sua produtividade; e para assegurar um ambiente de trabalho agradável para todos.

Como são responsáveis por uma ampla gestão, os profissionais desse departamento possuem uma série de atribuições, como:

- Processo de recrutamento e seleção;

- Garantir uma política de pessoal;

- Organizar programas de treinamento e desenvolvimento;

- Elaborar um plano de carreira;

- Gerenciar o clima organizacional.


Gestão de Pessoas é mais que RH!

Eu sei que este texto está cheio de termos parecidos e é por isso que preciso explicar cada um deles para que você entenda a importância de todos esses setores em uma empresa. Esse é o último termo que vou definir aqui.

Muitas pessoas definem a gestão de pessoas como se fosse uma atividade do RH. De certa forma, ela é, mas essa função não é de responsabilidade única do departamento de recursos humanos e deve ser feita por todos os líderes das equipes. Ela está relacionada com o desenvolvimento e desempenho dos funcionários, identificando o potencial de cada colaborador e incentivá-los a desenvolver mais suas competências para ter um crescimento profissional e pessoal.

Também é responsável por disseminar a cultura organizacional e fortalecer a integração. Para isso, existem diversas tendências no setor de RH que ajudam a garantir esse objetivo como o Big Data, o People Analytics, a automação de processos e o home office.


Como criar uma política efetiva de Administração de Pessoal

Chegando aqui, não temos mais dúvidas sobre a importância desse setor. Mas, eu te pergunto: você sabe como ter sucesso no desempenho dessas tarefas?

A primeira dica que te dou é padronizar seus arquivos. É importante que toda empresa adote padrões na organização dos arquivos e onde serão guardados, assim como, definir procedimentos de controle e como realizar o registro de entrada e saída de documentos de seu setor.

Por fim, como forma de avaliar se essas ações estão de fato tendo resultados positivos, o analista de AP deve realizar feedbacks constantes, com o objetivo de ver o que deu certo e o que ainda pode ser aperfeiçoado.


Texto Adaptado de: https://www.pontotel.com.br/administracao-de-pessoal/


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